AIの下書きをそのまま送らない。確認する人を先に決める

作る人と、確かめる人は別の役割

AIは、渡された情報を整理して形にする役割を持てます。けれど、その内容を社外へ出してよいか、会社として約束してよいかは、業務を知る人の判断です。

当社グループでも、週次レポートは毎週月曜8時に自動生成しますが、内容の確認と承認は人が行います。メールも返信の下書きまでは用意し、送信は人が行う設計です。

確認担当を決める3つの質問

三つが同じ人とは限りません。数字は経理、内容は担当者、送信は責任者という分け方もあります。

• 数字や固有名詞を、元資料と照らせる人は誰か
• 相手との関係や社内事情を知っている人は誰か
• 最終的に会社として出してよいと判断する人は誰か

見る項目も、先に書いておく

『全体を確認する』だけでは、見る人によって確認範囲が変わります。たとえば社外メールなら、相手の質問に答えているか、未確定のことを約束していないか、宛先と添付が合っているか、と分けます。

確認項目が決まれば、AIへの指示にも戻せます。毎回同じ修正が出るなら、作成側の条件を直す材料になります。

承認待ちを見える状態にする

下書きができた後に、誰の確認を待っているかが分からない状態を避けます。保存先に『下書き』『確認待ち』『承認済み』の区別を作るだけでも、送ってよいものを見分けやすくなります。

自動化で減らしたいのは作成時間だけではありません。確認の行き先を探す時間も、最初の設計で減らせます。