AIに渡す、社内の説明書。毎回直す前に一枚で決める6項目

会社のすべてを説明しようとしない

会社の沿革、商品、部署、過去の案件まで一度に説明しようとすると、説明書づくりだけで大仕事になります。最初は「社内への資料確認依頼」のように、完成物がはっきりしている仕事を一つ選びます。

必要なのは会社を丸ごと理解させることではなく、その仕事を進めるための前提です。

一枚に書く6項目

「分かりやすい文章にする」では、完成を見比べられません。「確認してほしい箇所と返答期限が冒頭にある」まで書くと、AIの下書きと確認する人の見る点がそろいます。

• 仕事の名前：何を作る仕事か
• 読む人：誰が読み、何をすでに知っているか
• 目的：読んだあとに何を判断・実行してほしいか
• 使う材料：どの資料や事実を使うか
• 完成の条件：何が入っていれば使えるか
• 人に戻す条件：何が不明なら作る前に確認するか

社内確認依頼なら、こう決める

ページ番号や期限のように毎回変わる情報は、その都度加えます。一方で「この案件を知っている社内の人へ送る」といった共通条件は、仕事の前提として残せます。

仕事：打ち合わせ資料の社内確認依頼。読む人：同じ案件の担当者。目的：商品説明の誤りや不足を確認してもらう。材料：最新版、確認対象のページ、返答期限。人に戻す条件：最新版・対象・期限のどれかが不明。

修正した理由を一行で残す

修正版だけを保存しても、次も同じように直すべきかは分かりません。たとえば「背景説明を削った。相手は前回の会議に参加しており、今回は確認箇所だけを伝えるため」と理由を残します。

説明書は完成させてから使うものではありません。使った結果で直すメモです。次に同じ条件が出たとき、修正理由も一緒にAIへ渡します。

まずは一つの仕事から

保存したメモがAIに読まれるよう、依頼文に添える、ファイルとして渡すなど、実際の使い方も決めます。作成後の確認は別に行います。

最近AIの文章を直した仕事を一つ思い出し、誰に向けて何を作り、どこを直したのかを書き出す。その三つから始めれば、次の一回に使える説明書になります。